Controlling in der Arztpraxis mit digitalen Lösungen

Juli 2021

Seit fünf Jahren führen die beiden Geschwister Diana Haber und Christian Brendel ihr Familienunternehmen, die solvi GmbH, nun in zweiter Generation. Ihr Ziel: Praxisfinanzen und andere Prozesse mit Hilfe von Technologie vereinfachen und intelligente Lösungen für niedergelassene Ärzte und Zahnärzte schaffen. Wie das genau funktioniert, was hinter den Anwendungen steckt und wie Arztpraxen sich zukunftssicher aufstellen können, berichtet Christian Brendel im Interview.

Wir sind ein Familienunternehmen mit Sitz in Waldems, das ist bei Idstein im Taunus. Damit liegen wir in der Mitte Deutschlands, unmittelbar an der A3 und am Verkehrsknotenpunkt Frankfurt, was gerade für unser Beratungsgeschäft eine tolle Lage ist. Meine Eltern haben das Unternehmen 1992 gegründet – damals noch mit dem Fokus auf Seminare und Praxisberatung. Heute bieten wir Online-Lösungen für Arzt- und Zahnarztpraxen an, die alle Bereiche der Praxisfinanzen und Personalverwaltung abdecken. Wir, das sind sowohl meine Schwester und ich als auch zehn Mitarbeiter in Waldems, die überwiegend in Beratung und Kundenservice tätig sind sowie fünf Softwareentwickler in Dresden.

Die Idee zur Praxisberatung hatte meine Mutter vor knapp 30 Jahren. Der Grund ist naheliegend wie einfach: Die erste Praxis, die sie beraten hat, war die meines Vaters. Darauf folgten befreundete Niederlassungen in der Region und in ganz Deutschland. Unsere Mutter hat früh erkannt, dass es hier einerseits große Optimierungspotenziale gibt, gleichzeitig aber auch festgestellt, dass es zu diesem Zeitpunkt für die Abwicklung der Praxisfinanzen keine brauchbare Software gab. Mit der Entwicklung der ersten Buchhaltungslösung für Arzt- und Zahnarztpraxen hat sie das Unternehmen auf ein drittes Standbein gestellt. Als meine Schwester vor zehn Jahren eingestiegen ist, war ihr klar, dass unser Angebot den Weg in die Cloud gehen muss. Mit dem Rollout dieser Lösungen erfolgte auch die Umfirmierung von der früheren FIBU-doc Praxismanagement GmbH zur heutigen solvi GmbH.

Im Prinzip sind alle drei Produkte für jede Arzt- und Zahnarztpraxis geeignet, dazu zählen auch Kieferorthopäden und Mund Kiefer Gesichtschirurgen. solvi flow und pepito funktionieren aber auch für andere Unternehmen im Gesundheitswesen. Aber vielleicht eins nach dem anderen:

solvi flow kümmert sich um die Praxisfinanzen, sprich Belege, Zahlungen und Buchhaltung. Dabei werden die Eingangsrechnungen digitalisiert, mithilfe des lernenden Systems ausgelesen und mit den Bewegungen auf dem Praxiskonto abgeglichen. Über die Anbindung an die Konten lassen sich Rechnungen auch direkt begleichen – dafür füllt das Programm die elektronischen Überweisungsträger anhand der Informationen aus den Belegen selbständig aus. Wir verfügen über Schnittstellen zu allen relevanten zahnärztlichen Abrechnungssystemen und können diese für den ärztlichen Bereich jederzeit schaffen. Der gesammelte Datenbestand kann entweder in der Praxis verbucht oder digital an das Steuerbüro übermittelt werden. Diese können nahtlos mit den digitalen Belegbildern und Zahlungsinformationen aus der Praxis weiterarbeiten und Steuererklärungen sowie Jahresabschluss erstellen - der Pendelordner gehört damit der Vergangenheit an.

solvi control ist ein Informationstool, welches die betriebswirtschaftlichen Zahlen der Praxis in einem übersichtlichen Dashboard zusammenzuführt. Dafür reichern wir die Praxisbuchhaltung mit Daten der Leistungserbringung, der Lohnbuchhaltung, der Arbeitszeiterfassung, der Raumaufteilung und des Materialverbrauchs an und erhalten so deutlich aussagekräftigere Auswertungen, als sie die BWA des Steuerbüros liefert. Ergänzt werden diese durch branchenspezifische Kennzahlen, die sich per Benchmarking mit dem Durchschnitt anderer Praxen vergleichen lassen. Das Ergebnis umfasst klare Handlungsmöglichkeiten zur Steigerung des eigenen Praxiserfolgs. Je nach Bedarf leisten wir anfangs nur Starthilfe bei den Veränderungsprozessen oder begleiten die Praxen fortlaufend. Besonders stolz sind wir darauf, dass sich unsere Praxen nach der Einführung von solvi control wirtschaftlich im Schnitt um etwa 15 - 20 Prozent steigern.

pepito bedient als dritte Lösung eine Herausforderung vieler Arztpraxen - die Personalplanung. Das Praxispersonal ist die wertvollste und zugleich teuerste Ressource für selbständige Heilberufler. Gleichzeitig werden Praxen im Durchschnitt immer größer und genau hier setzen wir mit pepito an: Sowohl Inhaber als auch Praxismanager können den Personalbestand verwalten, Personalakten führen, Dienst- und Einsatzpläne schreiben und die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden erfassen. Dabei werden auch die Mitarbeiter selbst einbezogen und können beispielsweise Urlaubsanträge stellen, Fortbildungen oder Krankheiten eintragen.

Alle Lösungen werden von uns als "Software as a Service" und somit über einen monatlichen Mietpreis angeboten. Dieser beläuft sich in den meisten Fällen auf einen zweistelligen Eurobetrag pro Anwendung und beinhaltet Softwarenutzung, Updates, Backups sowie unseren Telefonsupport. Ein einmaliger Kaufpreis fällt nicht an. Die Einrichtung und Schulung der Lösungen berechnen wir fair und transparent, je nach Zeitaufwand. Genauso verzichten wir bei unseren Beratungen auf Provisionen oder Kickbacks und arbeiten somit ausschließlich gegen Honorar auf Stundenbasis – ohne "Abofalle" und lange Vertragslaufzeiten.

Die Schwerpunkte unserer Beratung drehen sich zumeist um besondere Ereignisse in den Praxen, wie die Niederlassung selbst, die Aufnahme von Praxispartnern, Expansionsmöglichkeiten oder die Praxisabgabe. Eine besonders hohe Expertise haben wir bei Machbarkeitsanalysen und Businessplänen, Personalanalysen und Kostenscreening, der Entlohnung von Umsatzerbringern und der Gewinnverteilung in Berufsausübungsgemeinschaften.

Ja, ich würde raten, sich auf den Weg in die digitale Praxis zu begeben, diesen konsequent zu gehen und damit der Gefahr zu entgehen, ineffizienter und am Ende des Tages auch schwer verkäuflich zu werden. Durch Digitalisierung sichere ich meine Zukunft, erhöhe den Wert und hebe Effizienzpotenziale. Besonders wichtig ist dabei in meinen Augen, dass die Prozesse möglichst durchgehend digitalisiert und das gesamte Praxisteam frühzeitig involviert wird, um die notwendige Akzeptanz für Veränderungen zu schaffen. Daneben würde ich raten, sich von Fachleuten unterstützen zu lassen. Auch wenn das anfänglich mit Kosten versehen ist, kommt es aus meiner Erfahrung am Ende immer deutlich günstiger, als sich selbst zu digitalisieren.

Wir arbeiten jeden Tag an unserer Vision, die administrativen Prozesse der Niederlassungen in Sachen Finanzen und Personal vollständig zu automatisieren. Das Ziel ist aber nicht die Automatisierung an sich, sondern die daraus entstehende Entlastung der Menschen, die in der Praxis arbeiten. Aktuell bedeutet das vor allem unsere eigenen Produkte noch enger zusammenzubringen, zu optimieren und sie noch besser mit den anderen Systemen und Dienstleistern zu verknüpfen. Daneben möchten wir unser Angebot weiter ausbauen – schließlich haben Diana und ich noch knapp 30 Jahre zum Gestalten vor uns.

Christian Brendel ist studierter Wirtschaftswissenschaftler und war vor seinem Einstieg in das Familienunternehmen solvi im Investmentbanking bei Rothschild & Co und in der Strategieabteilung der Deutschen Bank tätig. Heute arbeitet er an der Weiterentwicklung der hauseigenen Softwarelösungen und allen operativen Tätigkeiten rund um Finanzen, Recht, IT und Prozesse. In seiner Freizeit geht der zweifache Familienvater und ambitionierte Hobbysportler gerne Laufen oder Mountainbiken.